POLÍTICA EXTERNA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
I. INFORMACIÓN GENERAL
Esmax Distribución SpA (en adelante, “Esmax” o la “Compañía”) es una empresa dedicada a la importación, comercialización y distribución de combustibles, lubricantes y otros productos relacionados en Chile, y a la operación de Estaciones de Servicio y Tiendas de Conveniencia a lo largo del territorio nacional.
En el desarrollo de sus actividades, Esmax se relaciona con proveedores, contratistas, distribuidores y, en general, con distintas contrapartes comerciales que, en ese contexto, pueden tratar datos personales por cuenta de Esmax o compartir datos personales con la Compañía. Consciente de su responsabilidad frente a las personas cuyos datos trata, Esmax ha elaborado la presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”).
Esta Política tiene por objeto dar a conocer los principios, requisitos y compromisos que Esmax espera de sus proveedores, contratistas y contrapartes en materia de protección de datos personales, en cumplimiento de la normativa aplicable y en resguardo de los derechos de los titulares. La Política se publica en el sitio web de Esmax y se entiende vinculante para dichas contrapartes, sin perjuicio de las estipulaciones específicas que se acuerden en los respectivos contratos.
II. DEFINICIONES RELEVANTES
Para efectos de esta Política, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación, ya sea que se utilicen en singular o plural:
Autoridad: persona natural o jurídica de carácter administrativo, regulatorio o judicial que imponga obligaciones o dicte órdenes de cumplimiento obligatorio.
Datos Personales: cualquier información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable. Se considera identificable a toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante uno o más identificadores, tales como el nombre, el número de cédula de identidad, o elementos propios de su identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social.
Datos Personales Sensibles: aquellos datos personales que se refieren a características físicas o morales de las personas, o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los que revelan origen étnico o racial, afiliación política, sindical o gremial, situación socioeconómica, convicciones ideológicas o filosóficas, creencias religiosas, datos relativos a la salud, el perfil biológico humano, los datos biométricos y la información sobre la vida sexual, orientación sexual e identidad de género.
Destinatarios: los proveedores, contratistas, distribuidores y, en general, las contrapartes de Esmax a quienes se dirige esta Política, según se detalla en la sección III.
Encargado del Tratamiento: quien trata datos personales únicamente por cuenta del Responsable del Tratamiento y siguiendo sus instrucciones.
Responsable del Tratamiento: toda persona natural o jurídica, pública o privada, que decide acerca de los fines y medios del tratamiento de datos personales, con independencia de si los trata directamente o a través de un tercero.
Titular: la persona natural, identificada o identificable, a quien conciernen o se refieren los datos personales objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones o procedimientos técnicos, automatizados o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o utilizar datos personales.
Transferencia: la transmisión de datos personales que tiene lugar cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento envía información o datos personales a un destinatario, dentro o fuera del país. Existe transferencia internacional cuando el destinatario se encuentra fuera del país de origen.
Ley: la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y su sucesora, la Ley N° 21.719, que regula la protección y el tratamiento de los datos personales y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, incluidas sus modificaciones posteriores.
III. ¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA LA POLÍTICA?
Esta Política aplica a los proveedores, contratistas, distribuidores y, en general, a todas las contrapartes de Esmax que traten datos personales por cuenta de la Compañía, esto es, en calidad de Encargados del Tratamiento, o que compartan datos personales con Esmax con ocasión de su relación comercial (los “Destinatarios”).
Todos los Destinatarios deben conocer esta Política y ajustar a ella el tratamiento de datos personales que realicen en el marco de su vínculo con Esmax, además de observar las normas legales y reglamentarias aplicables. Lo anterior es sin perjuicio de las regulaciones adicionales o específicas que se incorporen en los respectivos contratos, directamente o mediante declaraciones y referencias.
IV. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales debe ajustarse, en todo momento, a los siguientes principios establecidos en la Ley:
Licitud y lealtad: los datos personales solo se tratan con sujeción a la Ley y de manera leal y transparente, correspondiendo al Responsable acreditar su cumplimiento.
Finalidad: los datos se recopilan para fines específicos, explícitos y lícitos, y su tratamiento se limita al cumplimiento de dichos fines.
Proporcionalidad: se tratan únicamente los datos necesarios en relación con las finalidades informadas.
Calidad: los datos deben ser exactos, completos y estar actualizados en relación con las finalidades del tratamiento.
Seguridad: se adoptan las medidas necesarias para resguardar los datos personales y evitar accesos no autorizados.
Confidencialidad: quienes acceden a datos personales mantienen el deber de secreto, obligación que subsiste incluso una vez terminada la relación con el titular.
Transparencia: se facilita al titular el acceso a la información y a las comunicaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos.
Responsabilidad: el Responsable cumple la normativa aplicable y está en condiciones de demostrarlo.
V. DATOS PERSONALES QUE PUEDEN SER OBJETO DE TRATAMIENTO
En el marco de su relación con Esmax, y sin perjuicio de lo que se acuerde específicamente en cada caso, los Destinatarios podrán tratar o compartir datos personales de las siguientes categorías:
Datos de identificación, tales como nombre, firma y número de cédula de identidad.
Datos de contacto, tales como domicilio, teléfono fijo o móvil y correo electrónico.
Datos financieros, bancarios o comerciales.
Datos laborales o profesionales, tales como cargo o profesión.
Cualquier otro dato personal necesario para la ejecución de contratos o la prestación de servicios, siempre que exista la autorización o base de licitud correspondiente.
Los Datos Personales Sensibles solo podrán tratarse de manera excepcional. Cuando los Destinatarios actúen como Encargados del Tratamiento, únicamente podrán tratar Datos Personales Sensibles con la autorización previa, expresa y por escrito de Esmax.
VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Esmax trata datos personales para gestionar sus negocios, proyectos y actividades comerciales conforme a su giro. En cada caso, el tratamiento se ajusta a las finalidades específicas informadas y consentidas por el titular o a otra base de licitud que lo habilite.
En general, los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades:
Realizar gestiones precontractuales de solicitud de información, evaluación, debida diligencia y participación del proveedor o contratista en licitaciones privadas o procesos equivalentes.
Contratar y formalizar al proveedor o contratista, y administrar el contrato o la relación comercial correspondiente.
Procesar pagos y gestionar la recepción, aprobación y pago de órdenes de compra, facturas y comprobantes.
Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Esmax aplicables a proveedores, contratistas, distribuidores y contrapartes, durante la relación o una vez terminada, cuando corresponda.
Gestionar denuncias o consultas formuladas a través del Canal de Denuncias u otros medios habilitados por Esmax.
Desarrollar operaciones comerciales, incluida la gestión y protección de activos, la planificación estratégica, la gestión de proyectos, la contabilidad y la preparación de informes y documentación propios de la operación.
Atender necesidades legítimas del negocio, tales como el resguardo de la seguridad de los sistemas informáticos y de las instalaciones, la prevención de delitos y fraude (compliance), el resguardo de la libre competencia, y el ejercicio o la defensa de acciones legales.
Celebrar y gestionar alianzas y acuerdos comerciales.
Cumplir obligaciones legales y regulatorias, así como órdenes judiciales o administrativas, incluida la gestión de solicitudes de ejercicio de derechos de los titulares.
Optimizar el uso y la experiencia interactiva durante la navegación del usuario en nuestros sitios web.
Gestionar su inscripción en nuestros programas, crear su cuenta, procesar y dar seguimiento a la actividad de los clientes.
Confirmar la veracidad de la información personal provista por el cliente.
Hacer uso de los beneficios, productos o servicios que se ponen a su disposición por cualquiera de los canales establecidos para esos efectos, físicos o digitales, tanto en Estaciones de Servicio como Tiendas de Conveniencia, según corresponda.
Enviar comunicaciones con información relevante con respecto a los beneficios a los que pueda acceder el cliente.
Enviar información incluida pero no limitada a ofertas, promociones y anuncios en general, invitaciones a participar de concursos y promociones, ya sean de concursos y promociones de terceros con quienes Esmax tenga algún tipo de alianza comercial, como de otros productos y servicios de Esmax.
Comprender las preferencias y uso de los beneficios por parte de nuestros clientes, para efectos de poder elaborar perfiles, mejorar el funcionamiento de nuestros sistemas y poder ofrecer nuevos productos, servicios y beneficios.
Efectuar estudios en materia demográfica, comportamiento, hábitos y/o investigaciones de mercado.
Prevenir y detectar usos engañosos o contrarios a los términos y condiciones y la Política.
Gestionar solicitudes, consultas y reclamos de los clientes.
Todo tratamiento que efectúen los Destinatarios, cualquiera sea su finalidad, debe sujetarse íntegramente a los términos de esta Política.
VII. COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS DESTINATARIOS
Para dar cumplimiento a la normativa sobre protección de datos personales, y sin perjuicio de las demás obligaciones establecidas en la Ley y en los contratos respectivos, los Destinatarios se comprometen a:
Informar debidamente a los titulares sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales y sobre los derechos que les asisten.
Tratar únicamente los datos personales necesarios, pertinentes y proporcionales a las finalidades de la relación comercial.
Conservar y almacenar los datos personales bajo condiciones de seguridad adecuadas, evitando su adulteración, pérdida, o el acceso, uso o consulta no autorizados o fraudulentos.
Colaborar con Esmax en la actualización, rectificación, supresión o bloqueo oportuno de los datos personales, conforme a los procedimientos y plazos de la Ley, cuando Esmax actúe como Responsable del Tratamiento.
Mantener el secreto y la confidencialidad de los datos personales a los que accedan, obligación que subsiste una vez terminada la relación.
Mantener un registro de las bases de datos que contengan datos personales, con sus antecedentes desde la creación, la finalidad del tratamiento, el consentimiento de los titulares y demás información necesaria para garantizar el ejercicio de sus derechos.
Abstenerse de ceder, comunicar o transferir datos personales sin el consentimiento del titular o sin otra base de licitud, y sin la autorización de Esmax cuando actúen como Encargados del Tratamiento.
Abstenerse de utilizar los datos personales, para sí o para terceros, con fines distintos de aquellos legítimamente previstos y autorizados.
Informar a Esmax, tan pronto tomen conocimiento, de cualquier vulneración de las medidas de seguridad o de cualquier tratamiento inadecuado de los datos personales.
Contar con un sistema de protección de datos personales adecuado, tanto jurídica como técnicamente, a la Ley y a esta Política.
VIII. COMUNICACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
Esmax podrá efectuar el tratamiento de datos personales a través de terceros contratados en calidad de Encargados del Tratamiento, quienes los tratarán por cuenta de Esmax y de conformidad con la Ley.
Cuando los Destinatarios transfieran datos personales a Esmax, deberán declarar y garantizar previamente que los han tratado habiendo obtenido los consentimientos necesarios o actuando conforme a una base de licitud, y dentro de las finalidades permitidas. Los Destinatarios solo transferirán a Esmax los datos personales estrictamente necesarios para la prestación de los servicios, alianzas o acuerdos, absteniéndose de transferir datos no necesarios o no solicitados.
IX. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Toda transferencia internacional de datos personales se efectuará conforme a la legislación vigente y a las directrices de la autoridad de protección de datos personales. Con independencia del lugar en que se realice el tratamiento, se adoptarán las medidas necesarias para asegurar un nivel adecuado de protección de los datos personales.
En todo caso, los Destinatarios solo transferirán datos personales cuando cuenten con el consentimiento del titular o con otra base de licitud que habilite el tratamiento.
X. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Con el objeto de resguardar los datos personales, los Destinatarios se obligan a implementar las medidas de seguridad pertinentes según los tipos de datos tratados y los riesgos asociados, procurando evitar su pérdida, uso indebido, o el acceso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados.
Para ello, deben establecer procedimientos internos que contemplen, al menos:
Control adecuado de acceso físico y tecnológico, y almacenamiento seguro de los datos personales.
Gestión segura de soportes y documentos, físicos y digitales, incluyendo su respaldo y recuperación.
Transferencia y transmisión seguras de los datos personales, mediante medios autorizados y medidas como el cifrado, para evitar accesos no autorizados durante su tránsito.
Protección frente a amenazas externas y gestión de eventuales vulneraciones de seguridad.
Destrucción segura de la información conforme a los plazos que correspondan según la naturaleza de los documentos.
XI. DERECHOS DE LOS TITULARES Y CANAL DE CONTACTO
Los titulares de datos personales pueden ejercer, de manera gratuita, los siguientes derechos respecto del tratamiento de sus datos:
Acceso o información: solicitar información sobre los datos personales tratados, su origen, la finalidad del tratamiento y las personas o entidades con quienes se comparten.
Rectificación: solicitar la corrección de sus datos personales cuando sean erróneos, inexactos, equívocos o incompletos.
Supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales cuando el tratamiento carezca de fundamento legal, cuando hayan caducado, cuando se haya revocado el consentimiento, o cuando se utilicen para comunicaciones promocionales y no se desee seguir recibiéndolas (anteriormente denominado derecho de “cancelación”).
Oposición: solicitar que no se lleve a cabo un tratamiento determinado de sus datos personales, en los casos que la Ley contempla.
Portabilidad: solicitar y obtener una copia de sus datos personales en un formato electrónico estructurado, genérico y de uso común, así como comunicarlos o transferirlos a otro Responsable del Tratamiento.
Bloqueo: solicitar la suspensión temporal de una operación de tratamiento, por ejemplo, mientras se resuelve una solicitud de rectificación o supresión, o cuando la exactitud de los datos no pueda establecerse o su vigencia sea dudosa.
Estos derechos son gratuitos y no pueden limitarse por acto o convención. Los Destinatarios no solo deben garantizar y proteger los derechos de los titulares, sino también facilitar su ejercicio mediante mecanismos adecuados y dentro de los plazos legales, y colaborar con Esmax cuando esta deba tramitar las solicitudes correspondientes.
Para el ejercicio de estos derechos, así como para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales de proveedores, contratistas y contrapartes, Esmax pone a disposición el siguiente canal de contacto: sac@esmax.cl
XII. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Los Destinatarios que actúen como Encargados del Tratamiento conservarán los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades específicas del tratamiento y, en todo caso, procederán a su eliminación o devolución, según corresponda, cuando Esmax lo solicite.
Tanto los Destinatarios como Esmax podrán conservar datos personales una vez cumplidas las finalidades de su tratamiento solo cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales o instrucciones de autoridades administrativas o judiciales; cuando corresponda a plazos de conservación establecidos en la normativa aplicable, por ejemplo, respecto de documentación contable o tributaria; o cuando corresponda a los plazos de prescripción de las acciones legales aplicables.
XIII. CUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA
El cumplimiento de esta Política forma parte de la relación comercial y contractual con Esmax. En consecuencia, su incumplimiento puede afectar dicha relación y, según su gravedad, dar lugar a las consecuencias previstas en los contratos o acuerdos respectivos.
Por lo anterior, al establecer relaciones comerciales con Esmax, se espera que los Destinatarios adhieran a esta Política e incorporen referencias a ella, o a las responsabilidades que de ella derivan, en los documentos que suscriban con la Compañía.
XIV. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA
Esta Política entra en vigencia desde su publicación y aprobación por el Directorio de Esmax Distribución SpA y tiene una duración indefinida. La misma regla se aplica a cualquier modificación.